Grootboekkaart tonen

Datum

Hier kunt u een datumtraject invoeren. Er worden dan alleen boekingen getoond die binnen dit traject vallen. Als u alle boekingen wilt zien, vinkt u 'Alle' aan. Standaard wordt hier het datumtraject gevuld zoals u dat in het selectiescherm heeft gedefinieerd.

Tonen

In dit veld kunt u kiezen uit 'Kaart' of ' Alle'. Als de optie 'Kaart' wordt gekozen, dan worden de bedragen getoond zoals ze op deze grootboekkaart zijn ingeboekt. Als u 'Alle' kiest, worden niet alleen de op de grootboekrekening geboekte bedragen getoond, maar alle boekingen die met dezelfde waarde bij 'Onze referentie' zijn aangemaakt.

Groepeer op

Dit veld kunt u alleen gebruiken als u 'Kaart' of 'Openstaand' heeft geselecteerd. U kunt twee velden selecteren die afzonderlijk maar ook in combinatie met elkaar kunnen worden gebruikt om de bedragen te groeperen op basis van de volgende criteria:

• Geen
• Onze ref.
• Uw referentie
• Betalingsreferentie
• Kostenplaats
• Kostendrager
• Debiteur
• Crediteur
• Dagboek
• Artikel
• Artikelgroep
• BTW-code
• Periode
• Datum
• Week
• Maand
• Kwartaal
• Jaar

Als u voor een groepering heeft gekozen, ziet u onderin de knoppenbalk veranderen. Als u vervolgens een regel selecteert, wordt de knop 'Zoomen' actief. Als u hiervoor kiest, wordt de grootboekkaart in een nieuw scherm geopend met zijn oorspronkelijke knoppen. Het enige verschil is dat de groepering dan op 'Geen' staat en in het filter de waarde is ingevoerd van de regel waarop u bent doorgezoomd. Als u bijvoorbeeld groepeert op debiteur en u zoomt door, wordt de geselecteerde debiteur ingevuld in het filter.

Transactie

In dit veld heeft u de mogelijkheid om te filteren op specifieke soort mutaties.

U kunt uit de volgende typen kiezen:

• Verkoopfactuur: dit type wordt gekoppeld aan de debiteurenrekening bij het invoeren van een verkoopfactuur.
• Creditfactuur verkoop: dit type wordt gekoppeld aan de debiteurenrekening bij het invoeren van een creditnota van een verkoopfactuur.
• Toeslag (financieel): dit type wordt gekoppeld aan een debiteuren- of crediteurenrekening bij het invoeren van een verkoop- of inkoopfactuur.
• Inkoopfactuur: dit type wordt gekoppeld aan de crediteurenrekening bij het invoeren van een inkoopfactuur.
• Creditfactuur inkoop: dit type wordt gekoppeld aan de crediteurenrekening bij het invoeren van een creditnota van een inkoopfactuur.
• Betaling: dit type wordt gekoppeld aan de bankrekening bij het invoeren van een betaling aan een crediteur.
• Ontvangst: dit type wordt gekoppeld aan de bankrekening bij het invoeren van een ontvangst van een debiteur.
• Overige: dit type wordt gebruikt voor overige boekingen.

Traject 

U kunt hier aangeven of u de gegevens van de grootboekkaart wenst te zien op basis van de boekdatum,  de rapportage datum of op periode. Als u het traject wijzigt in periode kunt u bovenin het scherm een boekjaar selecteren en aangeven vanaf welke periode tot en met welke periode u de gegevens wilt zien. Het aantal periodes in een boekjaar kunt u onderhouden in de periode-datumtabel.

Gekoppeld/Ontkoppeld

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u in het onderhoud van grootboekrekeningen de optie 'Koppelen' heeft geactiveerd. Middels deze optie kunt u aangeven of u alléén de gekoppelde transacties, alléén de ongekoppelde transacties, of alle transacties wilt bekijken.

Onverwerkt

Indien dit veld niet aangevinkt is, worden alleen verwerkte boekingen getoond. Wel aanvinken betekent dat ook niet-verwerkte boekingen worden getoond.

Tonen: Sluitposten

Als dit veld niet aangevinkt is, worden alleen reguliere boekingen getoond. Als u dit veld wel aanvinkt, worden ook periodieke resultaat en jaar afsluitingsresultaat boekingen getoond. Deze sluitposten worden gegenereerd door de functie 'Verwerken Resultaat' in menupad [Systeem, Financieel, Verwerken resultaat].

Tonen begin- en eindsaldo

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een selectie heeft gemaakt op een datumtraject of rapportage-datumtraject. Wanneer u alleen een selectie heeft gemaakt op de einddatum is deze optie niet beschikbaar. Hiermee kunt u aangeven of u het begin- en eindsaldo van het opgegeven datumtraject wenst te tonen op de grootboekkaarten. Vinkt u deze optie aan dan wordt het begin- en eindsaldo getoond, vinkt u de optie uit dan wordt het begin- en eindsaldo niet getoond, maar alleen het saldo van de regels die binnen het datumtraject vallen. 

Gekoppelde boekingen

Middels de knop 'Koppelen' kunt u transacties die bij elkaar horen aan elkaar koppelen. De aan elkaar gekoppelde transacties krijgen hetzelfde koppelingnummer en op basis van dit koppelingsnummer kunt u zien welke transacties bij elkaar horen. Wanneer u transacties aan elkaar heeft gekoppeld kunt u middels de knop 'Gekoppelde boekingen' de regels bekijken die aan de geselecteerde regel zijn gekoppeld. Op basis van het koppelingnummer van de geselecteerde regel worden alle regels met het zelfde koppelingnummer getoond. Wanneer de selectie van gekoppelde boekingen wordt getoond, kunt u dit ongedaan maken door nogmaals op deze knop te klikken.

Zoeken, Vorige, Volgende, Rijen

Wanneer een grootboekkaart veel regels bevat worden deze als pagina's getoond. In het veld rijen kunt u aangeven hoeveel rijen u wenst te tonen per pagina. Middels de knoppen 'Vorige' en 'Volgende' kunt u naar de vorige en volgende pagina bladeren. Desgewenst kunt u in het veld 'Rijen' een ander aantal invullen en middels de knop 'Zoeken' de gewenste resultaten tonen. Deze opties zijn alleen beschikbaar wanneer u groepeert 'Geen'.

Filter

Door het indrukken van de knop 'Filter' krijgt u de beschikking om aan de hand van diverse zoekvelden gericht naar een boeking te zoeken.

Sectie Totalen

Beginsaldo

Indien u bij Datum gekozen heeft voor een datumtraject, verschijnt hier het saldo aan het begin van dit traject. Logischerwijs is deze waarde nul als u bij 'Datum' gekozen heeft voor 'Alle'. Wanneer u de optie 'Tonen begin- en eindsaldo' heeft uitgevinkt wordt het beginsaldo niet getoond.

Rijen

In dit veld staat het aantal rijen die op dit moment getoond worden. Dit aantal is afhankelijk van de gebruikte selectiemogelijkheden.

Debet / Credit

In deze velden wordt getoond wat totaal geboekt is aan de debet en de credit kant in de huidige selectie.

Eindsaldo

In dit veld verschijnt het saldo aan het eind van het gekozen datumtraject.

Actualiseren

Met deze knop kunt u de grootboekkaart actualiseren op het moment dat u een van de selectiemogelijkheden heeft gebruikt en het resultaat wenst te tonen.

Afdrukken

Met deze knop kunt u de grootboekkaart afdrukken.

Exporteren

Met deze knop kunt u een grootboekkaart exporteren naar Excel.

Grafiek

Met deze knop kunt u een grafiek exporteren naar Microsoft Excel met de getoonde informatie. 

Notitie

Met deze knop kunt u een notitie koppelen aan een boeking of een eerder gemaakte notitie opvragen. Op het moment dat u de regel selecteert wordt deze optie beschikbaar.

Bijlage

Met deze knop kunt u een bijlage koppelen aan een boeking of een eerder gekoppelde bijlage opvragen. Op het moment dat u de regel selecteert wordt deze optie beschikbaar.

Factuur

Met deze knop kunt u de achterliggende factuur opvragen. Deze optie is uiteraard alleen beschikbaar als u een regel selecteert waaraan een factuur ten grondslag ligt.

Debiteurenkaart

Met deze knop heeft u de mogelijkheid om vanuit de grootboekkaart direct door te zoomen naar een debiteurenkaart. Deze optie is alleen beschikbaar indien er in de geselecteerde regel sprake is van een boeking, waaraan een debiteur gekoppeld is. Hierdoor is het niet nodig om de grootboekkaart te verlaten om via het menu de debiteurenkaart te bereiken.

Crediteurenkaart

Met deze knop heeft u de mogelijkheid om vanuit de grootboekkaart direct door te zoomen naar een crediteurenkaart. Deze optie is alleen beschikbaar indien er in de geselecteerde regel sprake is van een boeking, waaraan een crediteur gekoppeld is. Hierdoor is het niet nodig om de grootboekkaart te verlaten om via het menu de crediteurkaart te bereiken.

Onderhouden

Met deze knop heeft u de mogelijkheid om vanuit de grootboekkaart direct door te zoomen naar het onderhoud van de grootboekrekening. Hierdoor is het niet nodig om de grootboekkaart te verlaten om via het menu de onderhoudskaart te bereiken.

Koppelen/Ontkoppelen

De knop 'Koppelen' is alleen beschikbaar wanneer u in het onderhoud van de grootboekrekeningen, de optie 'Koppelen' heeft geactiveerd. Met deze knop kunt u verschillende transacties aan elkaar koppelen, aan deze transacties wordt hetzelfde koppelnr toegekend waardoor ze met elkaar gekoppeld zijn. Met de knop 'Gekoppelde boekingen' kunt u de transacties die aan elkaar gekoppeld zijn bekijken.

De knop 'Koppelen' komt tevoorschijn indien bij het veld 'Gekoppeld/Ontkoppeld' de optie 'Ontkoppeld' of  'Alle' is geselecteerd.

Het is alleen mogelijk om transacties te koppelen wanneer het saldo nul is. Alléén voor neutrale balans rekeningen is het niet noodzakelijk dat het saldo nul is. Bij neutrale balansrekeningen heeft u de mogelijkheid om automatisch een boeking te genereren voor het verschilbedrag. Bij het koppelen verschijnt dan de melding "Het saldo van de geselecteerde transacties is ongelijk aan nul. Wilt u een boeking aanmaken voor het verschil?" In deze melding beschikt u over de knoppen Ja en Nee. 

Met de knop 'Nee' annuleert u het koppelen, met de knop 'Ja' opent u een nieuw scherm waarmee u een boeking voor het verschilbedrag kunt genereren.

Wanneer u een koppeling ongedaan wilt maken gebruikt u de knop 'Ontkoppelen'. De knop 'Ontkoppelen' komt tevoorschijn indien bij het veld 'Gekoppeld/Ontkoppeld' de optie 'Gekoppeld' of  'Alle' is geselecteerd. Als u transacties wilt ontkoppelen kunt u de regels selecteren en op deze knop klikken. Vervolgens dient u te bevestigen dat u de koppeling ongedaan wilt maken.

Wanneer u transacties ontkoppelt waarvoor u verschillenboekingen heeft gegenereerd, worden de verschillenboekingen niet automatisch verwijderd. Deze dient u zelf te verwijderen of laten vervallen.

Wijzigen

Met deze knop bent u in staat om een geselecteerde regel te wijzigen, ook als deze al verwerkt is. Op deze manier is het mogelijk om zelfs verwerkte boekingen op bepaalde punten te wijzigen.

Boeking

Via de knop boeking kunt u in de boeking terecht komen waarin de geselecteerde transactie/ boekingsregel staat. Deze knop zal alleen oplichten zodra u een transactie/ boekingsregel selecteert die daadwerkelijk in een dagboek in Exact Compact is aangemaakt.

Onze referentie

Met deze knop zoomt u door naar alle transacties die dezelfde 'Onze referentie' hebben als de geselecteerde regel.

Uw referentie

Met deze knop zoomt u door naar alle transacties die dezelfde 'Uw referentie' hebben als de geselecteerde regel.

Sluiten

Met deze knop verlaat u de grootboekkaart en komt u weer terug in het beginscherm.